ITに詳しくない、中小企業の一般事務員が取り組む『業務改善記録』です。
（会社情報に関わってしまうと困るので、具体的な方法ではなく、取り組みの流れのみをブログにしています。）
私は、中小企業で一般事務として働いています。
昨年は、年間で800時間以上の業務削減ができたのではないかと思います。
とはいえ、TwitterやYouTubeなどで見かける『すごい人』のようなスキルは今もありません。
プログラムが書けるわけでもなく、IT用語すら未ださっぱりです。
そんな私でさえ、業務改善ができた理由第1位は『社内SEがいない』ことかもしれません・・・。
まずは、問題点の拾い出しです。
① システムのメンテナンスがされないまま長い年月が経っている
（間違いがある、抜けがある、重複がある、データの更新がされていない）
② EXCELの機能があまり使われていない
（カード形式で入力されている、フィルターがかけられない）
③ 各々で業務に必要な資料を作成する為、同じ製品でも表示形式が多種多様
（社内共有のマスタがない、重複業務に気がつかない）
社内SEがいない為、システム関係は全て外注です。
外注依頼をするのは、パソコンの一般的な用途だけです。
業務で使用するシステムは古いものがひとつだけで、データの一部が更新されていないままになっていました。
後任の人がアナログを交えながら、どうにか業務をこなしていたようです。
正直、どこから手をつければいいのか・・・一般事務員の自身では、全体の把握すらできません。
そこで、まずは、自身が引き継いだ業務の管理表から作り直すことにしました。
ほとんどの資料が、EXCELに『カード形式』のような形で、入力されています。
何かの種類ごとだったり、担当者ごとだったり・・・。
担当者レベルでしか分かり得ない情報で、シートが分けられています。
これをフィルターがかけられる『テーブル形式』に直していくことからスタートしました。
小さな1歩ですが、まずは踏み出してみることが大事だと思います。
