ITに詳しくない、中小企業の一般事務員が取り組む『業務改善記録』です。
（会社情報に関わってしまうと困るので、具体的な方法ではなく、取り組みの流れのみをブログにしています。）
問題点の洗い出しをして、最初に始めたことは、『マスタの整備』と『データのテーブル化』です。
Excelで作ってある資料のほとんどが、フィルターがかけられない（データの抽出ができない）ものでした。
そのような資料で行う日々の業務は、膨大です。
データを入力し、紙で出力し、マーカーでチェックする・・・。
資料を作り直すとは言っても、日々の作業を止めることはできないので、並行して作っていくしかありません。
マスタもなく、データの連携もできず・・・
気の遠くなるような計画でした。
ですが、この作業が、後々大きな『時間』を生み出すのは明確です。
私にとっては、日々のアナログ対応を続けていく方が、よほど辛い・・・。
変えなければ、半永久的にそのまま・・・ですから。
最初に、少しのすき間時間さえできれば、改善をすることで、『さらなる改善の時間』を生み出すことは頭では分かっています。
ですが、アナログ作業で1日が終わってしまう中、なかなか時間を確保することができませんでした。
改善を始める前は、会社に対して不満もありました。
こんなにたくさんの量、こなせない。
急ぎの仕事ばかりで、優先順位すらつけられない。
業務そのものが、やりにくい。
（入力画面が入力しづらい等々・・・）
でも、改善を進める中で、それは会社のせいではなく、『自身のスキル不足』だと気づきました。
自身がスキルアップすれば、できないことが減る？！
当たり前のことにハッとし、業務改善と共に、自身も一から勉強をすることにしました。
勉強と並行して、自宅で、その方法をひたすら考えました。
簡易的な仮のデータで、思考錯誤すること3ヶ月。
子どもが寝てから夜中の3～4時まで、休みの日の自分時間の全てを費やしました。
そこから、改善提案を出し、業務効率化を図り、空いた時間で、また改善提案を出す・・・
半年かけて考えてきたことを、さらに半年間かけて、ひとつひとつ形にしていきました。
どれも地味な作業です。
元のデータに間違いがないか精査し、必要のない作業を省き、分からない内容は聞いてまわり、省けるものがなくなって、初めてデータに落とし込むことができます。
そこから、出てきた数字に間違いがないか、ここはアナログでも、ひとつひとつ確認していきます。
その結果、2年前に引き継いだ業務は、作業時間が半分以下となり、また、閲覧できる内容も、今までとは比べものにならないくらい、さまざまなデータを、正確に早く、出力することができるようになりました。
